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Contable para un negocio nuevo: cuándo, cuál y qué preguntarle
La mayoría de los negocios nuevos contrata contable tarde: cuando ya hay una carta, una fecha encima o un revolú de recibos en una caja. Contratarlo temprano cuesta menos que arreglarlo después.
Cuándo hace falta de verdad
Hay cuatro momentos en que dejar de improvisar deja de ser opcional:
- Cuando empiezas a cobrar IVU. Hay que declararlo y remitirlo aunque el mes haya sido malo, y los intereses no perdonan. El registro de comerciante es lo que te habilita a cobrarlo.
- Con el primer empleado. Nómina, retenciones, planillas y registros de patrono: ahí se acaba el Excel. Es una de las doce categorías que un negocio resuelve casi a la vez.
- Cuando pides financiamiento. El banco te va a pedir estados financieros que no se improvisan la semana antes, y estar al día es lo que destranca el crecimiento.
- Cuando llega la primera carta de una agencia. Este es el momento caro, y es el que se evita contratando antes.
Teneduría, contable, CPA: no son lo mismo
- Teneduría de libros. Registra y clasifica tus transacciones y te mantiene los libros al día. Es la base de todo y es la parte más barata.
- Contable. Además de los libros, te prepara planillas, te mantiene al día con las obligaciones y te dice qué está pasando con tu dinero.
- CPA. Contador público autorizado, con licencia. Hay trabajos que solo puede hacer o certificar un CPA, y un banco o un inversionista te lo puede exigir.
Un negocio que abre no necesita siempre lo más caro. Necesita saber cuál de los tres le toca, y eso depende del tamaño, de si tiene empleados y de quién le va a pedir números.
Qué preguntar antes de firmar
- ¿Qué incluye la cuota mensual y qué se factura aparte? Las planillas anuales y la nómina suelen ir fuera. Que te lo digan ahora, no en marzo.
- ¿Quién me contesta? El que te vende o un asistente que no conoce tu caso.
- ¿Trabajas con negocios de mi giro? Un restaurante, un salón y un contratista tienen problemas contables distintos.
- ¿Qué sistema usas y quién es el dueño de la data? Si un día te vas, tus libros tienen que irse contigo — la misma pregunta que hay que hacerle a quien te hace la página.
- ¿Me avisas de las fechas o tengo que acordarme yo? La respuesta te dice qué clase de servicio estás comprando.
- ¿Sabes lo de mi giro? Un ambulante y un local fijo no declaran lo mismo ni en los mismos sitios.
Lo que te va a pedir en la primera reunión
Llegar con esto convierte una reunión de diagnóstico en una de trabajo: el documento de organización de la entidad, el registro de comerciante, los estados de la cuenta de banco del negocio, los recibos y facturas que tengas, el contrato de arrendamiento, la información de la patente, y la lista de empleados si ya hay.
El error más común del primer año
Mezclar el dinero del negocio con el personal. Es lo que convierte tres horas de trabajo contable en veinte, y encarece todo lo demás: cuando no se puede distinguir un gasto del negocio de uno de la casa, alguien tiene que reconstruirlo transacción por transacción y te lo va a cobrar.
Cuenta de banco aparte desde el primer día. Es gratis y es lo que más dinero ahorra de todo lo que vas a hacer este año.
Si el negocio cobra en mostrador, lo que entra por el punto de venta es la mitad de lo que tu contable va a cuadrar cada mes, así que las dos decisiones conviene tomarlas juntas. Y si eres tú quien ofrece servicios de contabilidad, esta guía es exactamente lo que tu cliente está tratando de decidir.
Esta guía orienta; las reglas y los plazos cambian y cada caso es distinto. Confírmalo con tu contable o con la agencia.
Glosario
- teneduría de libros
- Registrar y clasificar las transacciones para mantener los libros al día. Es la base de todo y la parte más barata del servicio.
- CPA
- Contador público autorizado, con licencia. Hay trabajos que solo puede hacer o certificar un CPA, y un banco o un inversionista puede exigirlo.
- IVU
- El impuesto sobre ventas y uso: el negocio lo cobra al cliente y lo remite al Estado. Hay que declararlo y remitirlo aunque el mes haya sido malo.
- retenciones
- Lo que el patrono descuenta de la nómina y entrega a las agencias. Empiezan con el primer empleado, no cuando el negocio crece.
- mezclar el dinero
- Pagar lo personal desde la cuenta del negocio. Es el error más común del primer año y lo que convierte tres horas de trabajo contable en veinte.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo contratar un contable?
Antes del primer empleado y antes de la primera fecha de radicación. Los negocios que esperan a la primera carta de una agencia pagan por el rescate, no por el servicio.
¿Necesito un CPA o me sirve un contable?
Depende de quién te vaya a pedir números. Hay trabajos que solo un CPA con licencia puede certificar, y un banco o un inversionista te lo puede exigir; para la operación diaria de un negocio pequeño muchas veces basta teneduría y un contable.
¿Qué me va a pedir el contable en la primera reunión?
El documento de organización de la entidad, el registro de comerciante y los estados de la cuenta del negocio. Llegar con eso convierte una reunión de diagnóstico en una de trabajo.
¿Cuál es el error más común del primer año?
Mezclar el dinero del negocio con el personal. Convierte tres horas de trabajo contable en veinte y encarece todo lo demás. Una cuenta de banco aparte desde el primer día es gratis y es lo que más ahorra.
Fuentes oficiales
Lo que dice esta guía se verifica aquí. Si algo cambió, manda la agencia, no nosotros.